新入社員ですが、日報がうまく書けないです。
早く書くよう催促されるけど、日記のようになったり書き方がイマイチ分かりません。
テンプレなどがあるといいな。
結論をいうと、日報はテンプレートを使えばシンプルにサッと書けます。
さらに上司にも納得してもらえる日報ができますよ。
僕も新入社員の頃は日報の書き方が悪く、提出も遅くなっていました。
でも、この記事で紹介するテンプレートを使えば、サッと書いて上司に納得してもらえるような日報に仕上がりました。
ということで、本記事では、新入社員向けに「日報のテンプレートと日報の書き方」「日報の目的や書けない理由」などについて解説していきます。
1.新入社員向け日報のテンプレート
まずは以下、新入社員向け日報のテンプレート例です。
僕が当時注意されてきた中で編み出したテンプレートです。
例として具体的な内容などを入れています（赤字）。
| 実績 | ||
| 作業内容 | 開始時刻〜終了時刻 | 進捗 |
| メールチェックと対応 | 9:00〜10:00 | 100% |
| 営業 | 10:00〜11:30 | 6件／10件 |
| xx設計書作成 | 11:30〜14:00 | 50% |
| 問題点 | ・【A様】製品に欠陥が見つかり暫定対処した。本対応を製造部と考察中。 | |
| 周知事項 | ・【B様】各製品の納品日を変更したいとのことです。詳しくは別紙を参照。 | |
| 明日の予定 | ・営業まわり4件
・【A様】のクレーム対応 |
|
上記レイアウトにしないといけないことはありません。
ですが、日報として必要な項目は以下４つです。
- 作業内容と実績（進捗など）
- 問題点
- 周知事項
- 明日の予定
これから各項目について詳しく解説していきます。
2.日報の書き方
- 作業内容と実績（進捗など）
- 問題点／改善策
- 周知事項
- 明日の予定
一つづつ解説していきます。
1.作業内容と実績（進捗など）
作業内容と実績は、さらに以下３つに分けて書いていきます。
- 作業内容
- 実績（開始時刻と終了時刻）
- 進捗
作業内容
当日にやった作業内容を書いていきます。
- 営業まわり（10件）
- 電話アプローチ
- 検収作業（5件）
- プログラム設計書作成など...
上記のような感じでOKです。
何をやったかのか上司が見てもすぐ分かるように、全て具体的に書いておきましょう。
実績（開始時刻と終了時刻、掛かった時間）
9:00〜10:00、2時間など
各作業内容に対し、どれだけの時間を使ったのかを書きましょう。
たとえ予定よりも時間オーバーしたとしても、正直に書いてください。
上司は、その作業実績から「なぜ予定をオーバーしたのか...」を問いたいのです。
- そもそも予定の見積もりが甘かったのか...
- あなたの仕事の仕方が悪かったのかなど...
遅れた原因を一緒に突き詰めて、解決していくためです。
進捗
100%、80%、4件/10件
当該作業がどのくらい終わったのかを、数値などを用いて分かりやすく書きます。
数値で書いてあれば、上司も一目瞭然です。
また、どのくらい残作業があるのかも分かります。
遅延により大きなトラブルにならないよう、早めの対処も可能となります。
2.問題点／改善策
問題点は、以下のようなことを書いていきます。
- 当日の作業の中で発覚したトラブルやその対処法
- 作業を中断するキッカケになったことなど...
要するに、やってみてうまくいかなかったことを伝えます。
箇条書きにすると分かりやすいですね。
また、うまくいくように改善したのであれば、その改善方法も書いておきましょう。
改善方法は、次節で解説する「周知事項」としても良いです。
何が原因で、作業が進まなかったのかを伝えることがができます。
思いがけないトラブルなんて仕事にはつきものです。
なので、トラブルは必ず報告するようにしましょう。
3.周知事項
周知事項は、以下のようなことを書いていきます。
- 横展開してみんなが知っておくべきこと
- より生産性が高くなる方法など...
例えば、みんな知っておかないとミスや失敗につながってしまうことなどを書いていきます。
また、実践してみてうまくいった方法なども書いておきましょう。
周知事項も、箇条書きにすると分かりやすいですね。
あなたのやった仕事は、周りのみんなのためになることもありますよ。
4.明日の予定
当日にできなっかった作業を繰り越したり、明日やるべき作業を書いていきます。
こうすることで、あなた自身が翌日に何をすればいいかが分かり、備忘録的なものになるんです。
また、上司にもあなたの作業内容を伝えられます。
なので、あまりにもタイトな予定だったり、作業が多い場合だと誰かに振り分けてもらえる可能性もあります。
逆に、作業が少なく無駄に時間が空いていると判断されれば、何らかの作業指示があるでしょう。
3.日報を書く目的とは？
日報を書くのにも目的があります。
- 時間を意識して仕事ができるようになる
- 情報共有できる
- アドバイスが受けれる
順番に解説します。
1.時間を意識して仕事ができるようになる
きちんと時間を意識して仕事ができるようになります。
時間を意識するということは、無駄な仕事をしないということです。
例えば、一つの製品を作るにも「1ヶ月かけて作る人」と「1週間で作る人」がいれば、完全に後者が会社としては効率的です。
なぜなら、早く製品を出荷でき利益を期待できるからです。
また「1ヶ月かけて作る人」がまだ作っている間に、「1週間で作る人」は別の製品を作ることもできます。
日報は、こうした仕事の時間の無駄を省き、会社の利益を追求する効率的な仕事をすることに役立ちます。
効率的に仕事をしていけば、無駄な残業もしなくていいです。
仕事もたくさんできますから、査定評価も期待できますよ。
そのためには、日々の細かな作業を洗い出し、時間を意識して作業をする必要があるのです。
2.情報共有できる
日報を書いていくことで、社内のみんなで情報を共有することができます。
情報を共有することで、作業を円滑に進めることだってできるのです。
例えば、あなたが仕事上のトラブルに遭遇した場合、その原因を調べ対策をしていきますよね。
ですが、過去に他の人があなたと同じトラブルに遭遇していれば、その原因もすぐに判明し対処することもできるのです。
なぜなら、他の人が書いた日報には、そのトラブルの報告（詳細）が記載されているからです。
この他にも、もっと作業効率が良くなることなどが日報に報告されていれば、それに習って作業ができます。
結果、社内全体として円滑に仕事を進めていけるようになるのです。
3.アドバイスが受けれる
- 作業が遅れている原因は何か
- 抱えている問題は何か
- もっと効率的に進めるにはどうすればいいのか...
日報を見た上司は、あなたの仕事の進め方が妥当なのかどうかを判断することができます。
やり方が間違っているのであれば、アドバイスや指摘をしてくれます。
なので、適切な仕事の仕方を学ぶことができます。
また、日報から作業の遅延状況や仕事量も把握できます。
作業が遅れていたり、あまりにも負担が大きい場合であれば、フォローや仕事量の調整などしてもらえることにもなるのです。
4.日報が書けない理由
- 1日の出来事を一気に書こうとするから
- 自分がやったことだけに囚われすぎ
- 上司に言われて嫌々書いているから
順に解説します。
1日の出来事を一気に書こうとするから
日報を一気に全て書こうとすると、日記のようになりがちです。
情報も整理されずに、ダラダラとした長文となり読み手（上司）にとっても非常に見にくいです。
また、仕事で疲れている定時頃ともなると、書くべき内容が漏れてしまうこともあります。
なので、一つのタスクが終わるごとにメモをしておくことや、箇条書きをメインにし書いていくことを意識してみましょう。
自分がやったことだけに囚われすぎ
周りの意見などに「なるほど」と思ったことも書いても良いのです。
その意見を取り入れて、次回は「こんな仕事に挑戦したい」とか「課題だったxxが解決できた」と仕事に結びつくよう書いてみてください。
とはいえ、無理やり字数を増やすわけではありませんが、1日の仕事が少なすぎる場合に書いてみると良いです。
仕事に前向きな姿勢だと評価されますよ。
上司に言われて嫌々書いているから
指示されたことって、なぜか積極的に進んでできないんですよね。
適当になりがちで、ダメ出しを言われるとどう書いていいか分からなくなります。
なので、日報を書くことは、あなたが同じ仕事をする場合にスムーズに完遂させるための「レシピ（説明書）」と捉えてみましょう。
誰かに聞かずとも、あなた一人で同じ仕事をするにはその「レシピ（説明書）」が完遂させるキーポイントとなるんです。
まとめ
最後にまとめます。
日報はテンプレートと書くべき項目があります。
- 作業内容と実績（進捗など）
- 問題点
- 周知事項
- 明日の予定
また、日報を書くのにも目的があります。
- 時間を意識して仕事ができるようになる
- 組織として情報共有できる
- アドバイスが受けれる
新入社員にすれば、日報は面倒でどう書いたら良いか分かりません。
しかし、テンプレートを使ってしまえば、高速にかつ納得してもらえるような日報に仕上がりますよ。
それに万が一、体調不良で休む際にも効果的です！
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